Zásady zpracování osobních údajů pro účastníky projektu realizovaného společností Cart4Future s.r.o. dle GDPR
Cílem těchto zásad zpracování osobních údajů pro účastníky projektu realizovaného společností Cart4Future s.r.o. dle GDPR vydaných společností Cart4Future s.r.o, IČ 29281156, DIČ CZ29281156 se sídlem Jalubí 666, 687 05 Jalubí, ("zásady" a "společnost Cart4Future") je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje společnost Cart4Future (jako správce) zpracovává o fyzických osobách při spolupráci na poskytování služeb, zasílání odměn, zasílání sběrného boxu a při návštěvách internetových stránek provozovaných společností Cart4Future, za jakým účelům a na jak dlouho společnost Cart4Future tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich údajů náleží.
Tyto zásady se týkají zpracování osobních údajů subjektů spolupracujících na projektech realizovaných společností Cart4Future, návštěvníků internetových stránek provozovaných společností Cart4Future, a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajících jejich postavení vůči naší společnosti.
Subjekty zapojené do projektu jsou pro účely těchto zásad nazývány "účastníky".
Tyto zásady jsou účinné od 25.5.2018 a jsou vydány v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů ("nařízení" nebo "GDPR").
A. Kategorie osobních údajů
Osobním údajem je jakákoliv informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou naše společnost schopná identifikovat. Při spolupráci může z naší strany dojít ke zpracování následujících údajů.
1. základní osobní identifikační údaje a adresní údaje
Takové údaje jsou nutné pro zapojení účastníků do projektu, případně pro uzavření smluv. Osobní údaje identifikují kontaktní osoby a osoby zastupující účastníky při zapojení do projektu. jedná se zejména o následující identifikační údaje:
- akademický titul
- jméno a příjmení
- funkce v organizační struktuře Účastníka
- kontaktní telefonní číslo
- kontaktní e-mail
- adresy na sociální sítě
Identifikační údaje Účastníka:
- název Účastníka
- IČO, DIČ
- adresa sídla Účastníka
- adresa sběrného místa
- fakturační adresa
- bankovní spojení
2. údaje o aktivitě účastníka v rámci projektu
- aktivita (osvětová, sběrová, nákup odměny z katalogu, …)
- pohyby bodového konta Účastníka
B. Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů
Rozsah zpracovaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě registrace účastníka do projektu oprávněného zájmu společnosti Car4Future, čímž je myšleno zejména efektivní spolupráce s účastníky.
1. Zpracování z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů společnosti Cart4Fture
Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností Cart4Future a ochranu oprávněných zájmů Cart4Future je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelů by nebylo možné služby spojené s realizací projektu poskytovat. ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme souhlas. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.
Jedná se zejména o tyto základní dílčí )čely v rámci projektu:
- oslovení nabídkou osvětových a sběrových aktivit
- elektronická a telefonická komunikace v rámci spolupráce při realizaci osvětových a sběrových aktivit
- zajištění distribuce odměn z katalogu na www.sbernybox.cz
- sdílení údajů mezi společností Cart4Future a partnery, podporovateli a dodavateli s cílem zajistit úspěšnou realizaci osvětových a sběrových aktivit
- evidence a archivace po dobu spolupráce účastníka na projektech, nebo do odvolání souhlas
Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány.
2. Zpracování údajů kontaktních osob účastníků projektů se souhlasem pro marketingové účely účinným od 25.5.2018
Na základě uděleného souhlasu Cart4Future jako správce údajů zpracovává samostatně.
Na základě § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů, je správce oprávněn používat elektronickou adresu za účelem šíření v elektronické a listinné podobě po dobu zapojení účastníka do projektu a to ode dne udělení souhlasu se zpracováním. již udělený souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoliv odvolat zcela, nebo částečně, a to emailem sbernybox@cart4future.cz
C. Kategorie příjemců osobních údajů
Společnost cart4Future při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od společnosti Cart4Future, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od společnosti Cart4Future a nesmí je využít jinak. Jde zejména o správu IT systémů, zajištění svozů, S každým dodavatelem či partnerem uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů. Aktuální seznam zpracovatelů je zde:
Direct Parcel Distribution CZ s. r. o., Modletice 135, 251 01 Říčany u Prahy
RedWeb s.r.o., Kozí 8, 602 00 Brno
D. Způsob zpracování osobních údajů
Společnost Cart4Future zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně a vede evidenci veškerých automatizovaných činností, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.
E. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů platných od 25. 5. 2018
Dle nařízení bude mít subjekt údajů od 25. 5. 2018 v případě, že bude pro Cart4Future identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže Cart4Future svoji totožnost, následující práva.
1. Právo na přístup k osobním údajům
Dle čl. 15 nařízení bude mít subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od společnosti Cart4Future:
- potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,
- informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování,
- v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.
V případě opakované žádosti bude společnost Cart4Future oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit písemně na adresu sídla společnosti Cart4Future.
2. Právo na opravu nepřesných údajů
Dle čl. 16 nařízení bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude společnost Cart4Future zpracovávat. Účastník, resp. Subjekt údajů má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen nám poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm zpracováváme, nejsou přesné. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit na adrese sbernybox@cart4future.cz.
3. Právo na výmaz
Dle čl. 17 nařízení bude mít subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost Cart4Future neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Společnost Cart4Future má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může se na nás obrátit písemně na adresu sídla společnosti Cart4Future.
4. Právo na omezení zpracování
Dle čl. 18 nařízení bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu sídla společnosti Cart4Future.
5. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
Dle čl. 21 nařízení bude mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti Cart4Future.
V případě, že společnost Cart4Future neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, společnost Cart4Future zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla společnosti Cart4Future.
6. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
Souhlas se zpracováním osobních údajů pro marketingové účely účinný od 25. 5. 2018 je možné kdykoliv po tomto datu odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to písemně na adrese sídla společnosti Cart4Future.
Souhlas s marketingovým oslovením udělený ke konkrétnímu elektronickému kontaktu je možné kdykoli odvolat zasláním žádosti na e-mailovou adresu sbernybox@cart4future.cz, nebo na telefonní info lince projektu uvedené na www.sbernybox.cz
7. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů
Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).